Редкий человек усомнится в том, что качество услуг, предоставляемых Мосводоканалом, во многом зависит от своевременной модернизации технологий и механизмов, непосредственно связанных с водоснабжением и водоотведением. Однако оптимизация требуется и процессам, не имеющим явного отношения к основной деятельности предприятия. Речь идет об автоматизации важных и нужных процедур обмена документами, начиная от подготовки и заканчивая их получением от всех контрагентов, с которыми взаимодействует Мосводоканал.
Мосводоканал решил уже сейчас приступить к настройке и пилотному обкату системы электронного документооборота. В августе был завершен его первый подготовительный этап, который подтвердил готовность Мосводоканала к внедрению электронного документооборота.
Ежемесячно предприятие выставляет своим контрагентам десятки тысяч счетов-фактур. При минимальном документообороте в 100 тысяч документов в месяц (годовой показатель будет равен одному миллиону 200 тысячам) количество израсходованной бумаги составит 50 тонн, то есть большая грузовая фура с прицепом. С точки зрения экологии это спасет от вырубки не один гектар леса.
Внедрение в бизнес-процессы Мосводоканала электронного документооборота оправданно не только с точки зрения стратегических направлений развития предприятия и с позиций грамотного финансового управления, но и влечет значительные экономические выгоды.
Во-первых, передача документов в электронном виде позволяет снизить стоимость отправки одного комплекта более чем в 10 раз. Исключение из цепочки документооборота работы делопроизводителя, почты и курьера значительно ускоряет процесс, страхует от человеческих ошибок. Автоматическая проверка документов в системе перед отправкой позволяет предприятию избежать проблем с зачетом НДС в налоговых органах и сокращает потери времени на исправление ошибок и корректировку документа.
Во-вторых, значительная экономия времени происходит при согласовании, подписании и обмене документами. Если сейчас каждый контрагент получает свой заверенный бумажный экземпляр счета-фактуры и акта в лучшем случае через несколько дней, то с введением электронного документооборота эти действия будут занимать считанные минуты.
В-третьих, при внедрении системы электронного обмена документами утомительные поиски оригинальной версии счета, акта или накладной в архивных шкафах и пыльных подшивках уйдут в прошлое. Систематизированный и полный электронный архив удобнее, компактнее и надежнее для работы и анализа.
Эксплуатация современных решений и проектов, подобных электронному документообороту, позволит Мосводоканалу автоматизировать деловые процессы, высвободить значительное количество финансовых и временных ресурсов, а запутанные и сложные бизнес-процедуры сделать прозрачными и простыми. Как только будет подведена законодательная база, а именно принят закон о внедрении электронного документооборота на крупных предприятиях, в Мосводоканале будет осуществлен переход на электронный обмен документами с клиентами предприятия.
